Foto kebersamaan kami

Membentuk huruf AK (akuntansi)

Mengelola kartu persediaan

1.       Persediaan adalah barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan aktiva berikut :

a)       Yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal, seperti :

v  Persediaan barang dagangan ( untuk perusahaan dagang )

v  Persediaan barang jadi ( untuk perusahaan industri )

b)       Yang ada dalam proses produksi atau dalam perjalanan, disebut barang dalam proses

c)       Yang masih berbentuk bahan baku/pembantu, yang akan dimasukkan ke proses produksi untuk dijadikan barang jadi

d)       Barang konsinyasi (barang titipan ) dilaporkan sebagai bagian dari persediaan barang dagangan ke pemiliknya (yang menitipkan) sampai barang tersebut laku dijual.

2.       Fungsi Kartu Persediaan

Kartu persediaan berfungsi untuk mencatat mutasi barang dagangan yang terjadi di perusahaan, baik dikarenakan pembelian maupun penjualan dalam suatu periode tertentu. Pencatatan dengan Kartu Persediaan dilakukan dengan system perpectual, dimana setiap perubahan barang dagangan dicatat dalam pembukuan yang disebut kartu persediaan. Sehingga saldo persediaan barang setiap waktu dapat diketahui melalui kartu persediaan.

3.       Jenis Persediaan

Persediaan yang terdapat dalam perusahaan, sangat bervariasi tergantung jenis usaha yang dilakukan. Apabila perusahaan bergerak dalam bidang perdagangan, industri, maupun jasa. Pada perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan, persediaan yang dimiliki meliputi:

v  Persediaan Barang dagangan

v  Persediaan Perlengkapan

Sedangkan untuk perusahaan industri jenis persediaan lebih bervariasi, dimana jenis persediaan yang dimiliki meliputi:

Ø  Persediaan Bahan Baku

Ø  Persediaan barang dalam Proses

Ø  Persediaan Barang Jadi

Ø  Persediaan perlengkapan

Ø  Persediaan Bahan Penolong

4.       Fungsi Persediaan adalah sebagai pengawasan dalam mencegah terjadinya kerugiaan akibat kekurangan persediaan

5.       Sistem Pencatatan adalah :

a)       Sistem periodik/berkala (periodical system /physical system)

Dalam sistim ini penentuan nilai persediaan dilakukan pada akhir periode dengan melakukan perhitungan secara fisik dengan menghitung, mengukur/menimbang.

b)       Sistem perpetual/permanent/terus-menerus (perpetual system)

Dalam sistem ini pengelolaan persediaan dilakukan secara terus menerus/continue, setiap transaksi yang mempengaruhi persediaan.

6.       Nama dan Jenis Peralatan yang harus disediakan dalam pencatatan adalah :

a)       Perlengkapan kantor dan kalkulator

b)       HVS folio bergaris

7.       Data transaksi yang harus disediakan dalam pencatatan persediaan adalah sebagai berikut :

a)       Surat permintaan pembelian

b)       Surat order pembelian

c)       Laporan penerimaan barang

d)       Faktur pembelian

e)       Surat order pengiriman barang

f)        Faktur penjualan

g)       Memo kredit

8.       Prosedur Penanganan Persediaan

Berdasarkan dokumen faktur pembelian dan faktur penjualan serta nota retur yang diterima dari bagian pembelian dan penjualan. Bagian pembukuan dalam hal ini pemegang Kartu Persediaan melakukan pencatatan kartu persediaan mengenai penerimaan dan pengeluaran barang dagang dengan pencatatan secara perpectual.

Untuk pengendalian terhadap persediaan barang dagangan, perusahaan pada umumnya melakukan perhitungan fisik persediaan secara periodek. Tujuan dari perhitungan fisik barang dagangan adalah untuk mencocokkan jumlah fisik persediaan dengan catatan perpectual dalam kartu persediaan. Hasil perhitungan persediaan akan menjadi dasar untuk mengkoreksi catatan dalam buku persediaan. Apabila terjadi selisih dan untuk memisahkan unsure biaya dan aktiva yang terkandung bercampur dalam nilai persediaan. Perbedaan yang timbul antara  hasil perhitungan fisik persediaan dan catatan persediaan antara lain disebabkan kerusakan, aus, atau susut barang, kehilangan serta kesalahan dalam pencatatan.

Frekuensi perhitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang dilakukan perusahaan, tingkat internal check yang terjalin dalam perusahaan, serta kebijakan manajemen mengenai frekuensi laporan yang perlu dibuat. Perhitungan persediaan bias dilakukan tahunan, semesteran, triwulan,  bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Perhitungan dengan frekuensi tinggi dapat dilakukan untuk sebagian departemen. Sedangkan perhitungan keseluruhan dapat dilakukan dengan frekuensi yang lebih rendah. Bahkan perhitungan fisik dapat dilakukan tiap hari, apabila nilai barang yang dimiliki tinggi dan jumlahnya terbatas.

ü  Persiapan Perhitungan Fisik

Karena perhitungan fisik persediaan pasti akan mengganggu jalannya kegiatan operasional perusahaan, maka pelaksanaannya sebaiknya dilakukan ketika kegiatan perusahaan dalam jumlah persediaan tenggah turun. Selain itu sebelum perhitungan dilaksanakan perlu dilakukan beberapa persiapan sebagai berikut:

1.       Membentuk tim khusus yang benar-benar menguasai tehnik penghitungan barang.

2.       Barang-barang yang akan dihitung sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi dan lengkap.

3.       Menggunakan formulir perhitungan persediaan sebagai alat control.

ü  Pelaksanaan Perhitungan

Perhitungan dilakukan oleh tim yang menghitung, menimbang, mengukur atau mengestimasi jumlah berbagai kelompok persediaan di berbagai departemen, serta mencatat hasil. Dalam proses perhitungan fisik hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:

1.       Pemilihan anggota tim

Anggota tim terdiri dari petugas bukan pengelola persediaan disertai petugas persediaan. Namun yang penting anggota tim yang dipilih hendaknya benar-benar memahami tahapan procedure dan alur penanganan persediaan

2.       Penyusunan procedure perhitungan

Ketua Tim yang biasanya adalah Manajer Akuntansi atau pimpinan satuan pengawas intern (internal auditor), harus membuat kerangka prosedur yang harus diikuti dalam proses perhiutngan. Prosedure harus dibuat tertulis dan di instruksikan agar anggota tim benar-benar memahami dan mengikuti langkah-langkah yang tertuang dalam prosedur.

3.       Petugas Penghitung

Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola persediaan seluruhnya, Melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana salah satu pihak adalah petugas bukan pengelola persediaan.

4.       Barang Berkualitas Rendah

Jika dalam penghitungan itu ditemukan barang-barang yang berkualitas rendah atau rusak, hendaknya barang-barang tersebut dipisahkan dan dilaporkan secara terpisah pula, untuk memperoleh keputusan lebih lanjut oleh manajemen.

5.       Pergerakan Barang

Selama proses perhitungan, setiap pergerakan barang, baik masuk ataupun keluar lingkungan perhitungan, dapat diijinkan sepanjang memang benar-benar diperlukan, dan pergerakan itu harus dicatat dalam suatu formulir khusus. Pergerakan barang harus benar-benar diawasi sehingga kemungkinan terjadinya perhitungan dua kali atau  luputnya barang dari perhiutngan di dua lokasi dapat dihindari.

6.       Penyusunan Barang

Barang hendaknya ditata dengan rapi sedemikian rupa sehingga memudahkan perhitungan, barang-barang titipan dan konsinyasi, barang rusak, barang usang, serta barang lain yang tidak termasuk dalam persediaan harus diberikan tanda yang jelas.

7.       Pengawasan Perhitungan

Ketua tim perhitungan harus senantiasa mengawasi proses perhitungan dan memperoleh keyakinan bahwa procedure perhitungan dilaksanakan dengan baik.

8.       Penggunaan “Blind Copy”

Agar proses perhitungan bias terjamin kecermatannya, dapat digunakan perhitungan ulang tanpa petunjuk (blind second count). Dua hasil perhitungan itu harus dicocokan oleh petugas ketiga dan perbedaan yang muncul harus diselesaikan dengan melakukan penghitungan ulang yang segera dilaksanakan.

9.       Formulir Perhitungan

Formulir yang digunakan sebagai alat pencatat hasil perhitungan harus diberi nomor tercetak (prenumbered) terlebih dahulu dan semua nomor harus dipertanggungjawabkan segera setelah formulir-formulir bersangkutan dikumpulkan, sehingga tidak ada formulir yang tidak tercatat pada nilai persediaan final.

10.           Penyelesaian selisih hasil perhitungan dengan catatan.

Jika perusahaan mempergunakan system perpectual dalam pencatatan persediaan. Selisih antara hasil perhitungan dengan catatan persediaan harus ditelaah. Ada kemungkinan bahwa perbedaaan itu timbul karena persediaan disimpan di dua lokasi dan salah satu lokasi luput dari perhitungan, ada penerimaan atau pengiriman yang tidak tercatat atau ada barang yang tidak diidentifikasi dengan baik.

11.    Pemberian Harga

Setelah perhitungan fisik persediaan, setiap jenis barang dapat diberi harga dan dikalikan dengan kuantitas penghitung. Nilai Persediaan yang dihasilkan kemudian dibandingkan dengan master file persediaan.